Vorläufige Einigung zur elektronischen Entsendeerklärung erzielt.

Unternehmen sollen Arbeitnehmerentsendungen innerhalb der Europäischen Union künftig über eine einheitliche europäische Plattform melden können. Der Ausschuss der Ständigen Vertreter hat am 30. Juni die vorläufige Einigung zur Einführung einer europäischen elektronischen Entsendeerklärung (e-Declaration) gebilligt. Grundlage ist ein Verordnungsvorschlag der Europäischen Kommission aus November 2024. Ziel ist es, die bislang unterschiedlichen nationalen Meldeverfahren innerhalb der Europäischen Union zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Dadurch soll der Verwaltungsaufwand für grenzüberschreitend tätige Unternehmen reduziert, die Zusammenarbeit der zuständigen Behörden verbessert und der Binnenmarkt gestärkt werden. Die Einigung wurde am 30. Juni von den Botschaftern der Mitgliedstaaten bestätigt und muss nun noch formell vom Europäischen Parlament und vom Rat angenommen werden. 

Zentrale EU-Plattform für Entsendemeldungen

Kernstück der Verordnung ist eine mehrsprachige öffentliche Online-Schnittstelle, die an das Binnenmarktinformationssystem (Internal Market Information System – IMI) angebunden wird. Unternehmen sollen ihre Entsendemeldungen künftig über ein zentrales EU-Portal elektronisch einreichen können. Ob die Platform genutzt wird, entscheiden jedoch die Mitgliedstaaten. Nutzen sie das System, ersetzt es die bisherigen Meldeverfahren. 

Vorgesehen ist außerdem ein einheitliches elektronisches Meldeformular mit einem verbindlichen Katalog zulässiger Angaben. Zwar können teilnehmende Mitgliedstaaten auf einzelne Informationsfelder verzichten, zusätzliche Angaben dürfen sie jedoch nicht verlangen. Damit sollen die bislang sehr unterschiedlichen nationalen Meldeverfahren vereinheitlicht und insbesondere Unternehmen entlastet werden, die Arbeitnehmer in mehrere Mitgliedstaaten entsenden.

Im Verlauf der Verhandlungen wurde der Umfang der erforderlichen Angaben gegenüber dem ursprünglichen Kommissionsvorschlag erweitert. Erfasst werden künftig unter anderem der geplante Einsatzzeitraum, der voraussichtliche Stundenlohn, der Einsatz von Leiharbeitsunternehmen oder Personalvermittlern sowie – soweit relevant – Angaben zu Drittstaatsangehörigen und ihrem Aufenthaltsstatus.

Über die eigentliche Entsendemeldung hinaus soll die Plattform weitere digitale Funktionen bereitstellen. Unternehmen können Nachweisdokumente hochladen, bereits übermittelte Daten für spätere Entsendungen wiederverwenden und mit den zuständigen Behörden kommunizieren. Außerdem enthalten entsandte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen elektronischen Auszug ihrer Entsendemeldung.

Relevanz für die Sozialversicherung

Aus Sicht der Sozialversicherung ist insbesondere die zur Diskussion stehende mögliche Verknüpfung der elektronischen Entsendemeldung mit dem Verfahren zur Beantragung der A1-Bescheinigung von Bedeutung. Die arbeitsrechtliche Entsendemeldung und das sozialversicherungsrechtliche A1-Verfahren verfolgen unterschiedliche Ziele, richten sich an unterschiedliche Behörden und beruhen auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen. Die Verordnung ändert die geltenden sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften ausdrücklich nicht. Die Europäische Kommission wird jedoch verpflichtet zu prüfen, ob beide Verfahren künftig technisch enger miteinander verbunden und Daten wiederverwendet werden können. Eine solche Lösung soll Unternehmen Doppelmeldungen ersparen und die Digitalisierung grenzüberschreitender Verwaltungsverfahren weiter voranbringen. Für die Sozialversicherungsträger wären damit jedoch erhebliche Anpassungen ihrer IT-Systeme und Verwaltungsprozesse verbunden.

Auch wenn die Verordnung die Koordinierung der sozialen Sicherheit nicht unmittelbar berührt, könnte eine stärker strukturiertere Datenbasis die Zusammenarbeit der zuständigen Behörden erleichtern. Sie könnten die Arbeit der Sozialversicherungsträger insbesondere bei der Bekämpfung von Missbrauch und Betrug unterstützen.

Auch die Europäische Arbeitsbehörde (ELA) erhält künftig statistische Daten aus den über die Plattform eingereichten Entsendemeldungen. Diese sollen dazu beitragen, die Arbeitnehmermobilität innerhalb der Europäischen Union besser zu analysieren und grenzüberschreitende Risiken frühzeitig zu erkennen. Vor dem Hintergrund der geplanten Überarbeitung des ELA-Mandats im Rahmen des Fair Labour Mobility Package dürfte dieser Aspekt künftig weiter an Bedeutung gewinnen.

Nächste Schritte

Nachdem die gemeinsam zuständigen Ausschüsse für Beschäftigung und soziale Angelegenheiten (EMPL) sowie für Binnenmarkt und Verbraucherschutz (IMCO) die vorläufige Trilogeinigung am 14. Juli ebenfalls bestätigt haben, stehen als nächstes die Annahme im Plenum des Parlaments sowie die Billigung im Rat durch die Ministerinnen und Minister an. Die Abstimmung im Plenum wird derzeit für September 2026 erwartet. Die Verordnung tritt drei Monate nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Wann die Plattform tatsächlich genutzt werden kann, hängt jedoch von ihrer technischen Umsetzung durch die Europäische Kommission und der Entscheidung der Mitgliedstaaten über eine Teilnahme am System ab.